Volg Bouwkroniek

Abonneer u
Aanmelden

Volg Bouwkroniek Bouwkroniek

National Tender Day dompelt 500 bezoekers onder in de wereld van overheidsopdrachten

Gerelateerde onderwerpen :

, ,
National Tender Day dompelt 500 bezoekers onder in de wereld van overheidsopdrachten

© Michael Meers Photography

De National Tender Day is zowat de hoogmis voor iedereen die met overheidsopdrachten te maken heeft. Deze vijftiende editie maakte zijn beloften meer dan waar. Het evenement, georganiseerd door EBP in samenwerking met Bouwkroniek en La Chronique, bood spelers uit de private en publieke sector de gelegenheid om stil te staan bij actuele onderwerpen, zoals de energiecrisis, de GDPR bij overheidsopdrachten en het nieuwe koninklijk besluit inzake e-facturering. We geven u een beperkte greep uit een dag boordevol interessante lessen en info.

Het Sheraton Hotel in Zaventem was opnieuw het toneel van een dag die helemaal in het teken van overheidsopdrachten stond en de actualiteit die daarmee samenhangt. De 500 deelnemers konden terecht in drie zalen: ‘Legal News’, ‘Best Practices for Buyers’ en ‘Best Practices for Suppliers’. In feite waren het er zes, want voor elk thema was er zowel een Nederlandstalige als een Franstalige zaal.

Het aanbestedingsalfabet

Ewoud Hacke van advocatenkantoor Tender Law friste de basis op in zijn presentatie ‘Het ABC van overheidsopdrachten’. Naast een duidelijke definitie van wat aanbestedingen precies zijn, focuste hij op de procedure en waaraan die zoal moet voldoen. “Elk traject verloopt volgens zeven basisprincipes: gelijkheid, niet-discriminatie, transparantie, proportionaliteit, concurrentie, geen belangenconflicten en tot slot respect voor milieu-, sociaal en arbeidsrecht”, legde hij uit. De procedure volgt een vaste reeks stappen. “Tijdens de marktverkenning kan de aanbesteder, alvorens hij het bestek bij de overheidsopdracht opstelt, de markt bevragen. Dat heeft voor de aankoper enkele belangrijke voordelen. Zo kan hij door de voorafgaande marktkennis een duidelijker bestek opmaken, met meer en betere inschrijvingen als gevolg. Maar ook voor de ondernemers zijn er pluspunten. Zij kunnen op voorhand hun producten en diensten voorstellen en ze hebben een zekere invloed op de inhoud van de opdrachtdocumenten. Ze zijn tevens in een vroege fase op de hoogte van de plannen van de aanbesteder.”
 
Na de verkenningsfase wordt een bestek opgemaakt. “Dit is het belangrijkste document binnen een plaatsingstraject”, aldus Ewoud Hacke. “Er wordt onder meer in vastgelegd welke procedure er gevolgd zal worden en of er onderhandelingsmogelijkheden zijn. Ook de selectiecriteria worden opgenomen, alsook op basis van welke bewijsstukken de aanbesteder zal bepalen welke ondernemers betrouwbaar en geschikt zijn. In de gunningscriteria wordt duidelijk op basis van welke toetsstenen een offerte meer punten  kan behalen. De technische bepallingen en welke elementen zeker in de offerte moeten komen, worden erin vastgelegd.” In het bestek kiest de aanbesteder ook een plaatsingsprocedure: een een- of tweefasige. Wanneer het bestek rond is, volgt de publicatie of raadpleging van de opdracht. Daar zijn volgens vastgelegde waardedrempels de nodige regels te volgen. Tot 139999 euro is er geen bekendmakingsverplichting, maar is een vrijwillige bekendmaking via Free Market mogelijk. Vanaf 140000 euro is er een bekendmakingsverplichting op Belgisch niveau. 
 
Naargelang de gevolgde procedure (openbaar, niet-openbaar, mededingingsprocedure, vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking) zijn er verschillende minimale termijnen van kracht om offertes voor te bereiden. “Bij het indienen van prijzen via de samenvattende opmeting of inventaris is het belangrijk om alle nodige vermeldingen toe te voegen en ervoor te zorgen dat de nodige berekeningen werden gedaan. Wanneer er geen gebruik wordt gemaakt van de modellen, dan draagt de indiener van de offerte zelf de verantwoordelijkheid of alle vereiste informatie werd vermeld”, vertelde Ewoud Hacke. “Tenzij anders vermeld, moeten offertes op elektronische wijze via het e-Tendering-platform worden ingediend, en dit voor het uiterste uur op de uiterste indieningsdatum.” Na de evaluatie van de offertes en de notificatie aan onregelmatige/niet weerhouden inschrijvers en de weerhouden inschrijvers, is er een standstill van vijftien dagen. Dan volgt de effectieve sluiting van de opdracht.

Op de radar komen bij overheden

Het hoeft niet te verbazen dat er bijzonder veel aandacht was voor de lezingen waarin werd uitgelegd hoe je je als aanbieder bij de aanbestedende overheden in de kijker kan werken. “Naast indienen op relevante overheidsopdrachten met publicatie, is promotie voeren ook een belangrijke strategie”, legde Ewoud Hacke uit. “Dat kan onder de vorm van terugkerende communicatie. Denk daarbij aan nieuwsbrieven, folders, catalogi, adverteren in vakbladen met een hoge lezersgraad binnen uw doelpubliek. Maar ook eenmalige communicatie draagt hiertoe bij. Dan gaat het vooral over informatie over nieuwe producten of diensten.” ‘Ken je publiek’ is zowat de basis van elke marketingstrategie. Dat geldt in de branche van overheidsopdrachten des te meer. “De publieke sector vraagt, naast een strikt commerciële benadering, een ‘bijzondere’ aanpak. Je positioneert jezelf best als een expert in de materie van overheidsopdrachten. Dat kan door algemene vormingen over dit thema te volgen of bij onduidelijkheden experts in te huren. Het is belangrijk om uw rechten te kennen, maar ook op de hoogte van de plichten van de aanbesteder te zijn. Daarnaast kan het ook in je voordeel werken om bij de voorbereiding concrete hulp aan te bieden. Dat kan onder de vorm van voorbeeldbestekken en -clausules. Dit alles kadert in het opbouwen van een vertrouwensband. Ook het werken met vaste salesteams draagt hiertoe in grote mate bij.” Ook weten wie je moet aanspreken is cruciaal. Ken de hiërachie van de aanbesteder. Wie neemt de beslissingen op welk vlak? Het zijn allemaal zaken die u best nauwkeurig uitdoktert om de kansen te vergroten.

Hoe reageren op bestek?

Hoe u als aanbieder op een bestek reageert, kan grote gevolgen hebben. Stel u even deze situatie voor: u leest een bestek en stelt daarbij vast dat het voorwaarden bevat dit onhaalbaar of onwettig zijn. Wat kunt u dan doen? “Ten eerste kunt u dit aan de aanbestedende overheid melden. Maar dat kan natuurlijk de relatie met die overheid onder spanning zetten. Een tweede mogelijkheid is niets melden. Dat loopt u natuurlijk het risico dat die voorwaarde een probleem gaat vormen tijdens de uitvoering van de opdracht”, stelde Thomas Christiaens, Senior Associate bij Monard Law.
 
Er zijn verschillende manieren waarop inschrijvers op een bestek kunnen reageren. Zo is er de gewone Q&A. Dat kan gaan over zowat alles: onduidelijkheden in het bestek, verzoeken tot aanpassingen van ongewenste clausules, interpretatie van dubbelzinnige bepalingen ... De Q&A is soms geformaliseerd via het E-Tendering-platform of een standaardformulier. In dat geval is er een strikte timing en volgt er een publicatie van de antwoorden. Het kan echter ook informeel. In dit geval kunnen vragen worden gesteld, maar geldt geen verplichting tot antwoord. Het beste is dat vragen altijd worden gesteld, ook na een eventuele termijn. Het is voor inschrijvers dan ook aan te bevelen om bestekken altijd op nuttige of nodige vragen te scannen en te checken of er iets voor eventuele Q&A-rondes is voorzien. Ze leggen best altijd hun vragen voor, ook als er geen formele Q&A-procedure is voorzien. 
Als het verder gaat dan onduidelijkheden en er echt fouten of leemten in het bestek staan die een prijsberekening of de vergelijking van offertes onmogelijk maakt, is het wettelijk verplicht om dit aan de aanbestedende overheid te melden. Dit moet gebeuren tien dagen voor de uiterste datum voor de ontvangst van offertes. De aanbestedende overheid zal dan oordelen of de fouten of leemtes voldoende belangrijk zijn om tot een rechtzettingsbericht over te gaan of tot een andere vorm van aangepaste bekendmaking. Tevens zal worden gekeken of de termijn voor de indiening van offertes moet worden verlengd. 

Hoe schrijf je winnende offertes?

Het opmaken van een offerte voor een overheidsopdracht en daarbij kans maken op de hoofdprijs: het is een vak apart. “Alles begint bij het weten welke documenten er bij een bestek komen kijken en het begrijpen van de noden van de opdrachtgever”, zegt Danny Vrydag, Adjunct Directeur Openbaar Patrimonium bij Stad Brussel. De presentatie die hij samen met DLA-advocate Bérénice Wathelet hield, stond bol van de tips and tricks om een offerte zodanig op te stellen dat ze goede punten scoort. We zetten er enkele op een rijtje. “Om te voorkomen dat de offerte niet met de gestelde eisen overeenkomt, is het belangrijk om een nauwkeurige en overzichtelijke checklist op te stellen. Zo ben je er zeker van dat elke vraag wordt behandeld.” Een ander cruciaal aandachtspunt is dat de offerte uitnodigt tot lezen. Dat bekom je onder meer door het toevoegen van een inhoudstafel die aangeeft dat je de noden van een aankoper helemaal hebt begrepen. “Een veel gemaakte fout is dat je in de offerte vooral over jezelf of je product praat. Het is belangrijk dat je bijkomende voordelen voor de aankoper aanstipt.”

Nieuw KB  rond e-facturatie

Marc Vermeire, Senior Service Manager Digital Transformation bij SPF Bosa, stelde in de zaal ‘Best Practices for Buyers’ het nieuwe Koninklijk Besluit van 1 november 2022 over elektronische facturatie voor. Een elektronische factuur is een zogenaamde machine-to-machine factuur, d.w.z. een factuur die van het ene IT-systeem naar het andere wordt overgedragen. Tot nu toe was elektronische facturering alleen verplicht voor overheidsinstanties als ontvangers. Dit nieuwe K.B. verplicht alle leveranciers om elektronische facturen te sturen voor overheidsopdrachten met een geraamde waarde gelijk aan of hoger dan de Europese advertentiedrempel. Het is de bedoeling dat het wordt aangevuld met twee andere koninklijke besluiten. Eén in mei 2023 die deze regel zal uitbreiden tot overheidsopdrachten met een waarde van 30.000 euro of meer. En het andere in november 2023, dat betrekking zal hebben op opdrachten met een waarde van minder dan 30.000 euro. We moeten er wel op wijzen dat de aanbestedende diensten of hun toezichthoudende autoriteiten strengere maatregelen inzake elektronische facturering kunnen nemen. Dan moeten deze echter wel duidelijk in het het bestek zijn opgenomen. Deze maatregelen kunnen betrekking hebben op de temporele werkingssfeer (door te voorzien in een vroegere datum dan de datum van inwerkingtreding) of op de materiële werkingssfeer (door deze verplichting uit te breiden tot overeenkomsten die van de werkingssfeer van de wet zijn uitgesloten).

GDPR blijft vraagtekens oproepen

De ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (of GDPR) is ondertussen een begrip. Toch kennen weinigen de subtiliteiten ervan als het over overheidsopdrachten gaat. Om te beginnen, is het goed om te weten dat de GDPR niet altijd op overheidsopdrachten van toepassing is. Concreet geldt ze enkel voor overheidsopdrachten die het verzamelen van persoonsgegevens impliceren. Er is wel geen toepasselijke drempel, het gaat immers om alle contracten. 
 
Er zijn drie gevallen mogelijk:
  • De aannemer is een onderaannemer: wanneer de aannemer zal handelen op basis van de opdracht van de aanbestedende dienst. In dit geval is het de aanbestedende dienst die de gegevens wil verzamelen.
  • Gezamenlijke verantwoordelijkheid: zowel de aanbestedende dienst als de contractant willen gegevens verzamelen.
  • Afzonderlijke verantwoordelijkheid: wanneer de onderaannemer (contractant) zelf persoonsgegevens verzamelt en voor eigen rekening gebruikt (advocaten,...)
Als aanbestedende dienst moet ik:
  • Waakzaam zijn bij de keuze van de aannemer: kies niet alleen de goedkoopste aanbieder, maar zorg er ook voor dat hij de persoonsgegevens van derden respecteert.
  • Een onderaannemingsovereenkomst sluiten.
  • Controle uitoefenen op de naleving van de verplichtingen. 
Als de bieder, moet ik:
  • Voldoende garanties geven en betrouwbaarheid aantonen.
  • De instructies van de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens respecteren.
  • De verantwoordelijke voor de verwerking bijstaan (DPO = Data Protection Officer).

Een gesmaakte dag

De National Tender Day was wederom een erg geslaagde infodag. De bezoekers (zowel van de vraag- zijde als van de aanbiedende kant) gingen naar huis met een schat aan informatie, tips, tricks en heel wat nieuwe contacten. Sprekers én bezoekers waren vol lof. 
Een kleine bloemlezing:
 
Kristen Voglaire is consultant bij KWIDEA. Ze woonde meermaals de National Tender Day bij en legt uit waarom ze dat doet: "Ik kom terug naar de NTD omdat het een van de weinige evenementen is die aan overheidsopdrachten is gewijd. Het event brengt een zeer breed scala aan sprekers samen, allemaal deskundigen op specifieke gebieden. Zo ben je op één dag helemaal op de hoogte van de ontwikkelingen van het afgelopen jaar binnen de sector van de overheidsopdrachten. Elke speler in de sector kan zijn kennis aanscherpen en up-to-date blijven."
 
Colombe de Callataÿ, bedrijfsjurist bij de MIVB, vertelde over haar ervaring bij de NTD: "Dit is mijn eerst National Tender Day. Ik ben hier op vraag van mijn collega’s. Twee jaar geleden ging ik aan de slag bij de MIVB en kwam in team privaatrecht terecht. Niettemin hebben we heel veel vragen rond publiekrecht. De National Tender Day overtrof absoluut mijn verwachtingen. Veel van onze vragen werden beantwoord. Dit is inderdaad een erg nuttige dag voor juristen die voor een aanbestedende dienst werken. Bovendien gebeurt het allemaal op een levendige, interactieve en leuke manier, en is het een dag vol ontmoetingen! De locatie leent zich bovendien perfect voor het evenement: we kunnen kiezen welke sessies we willen bijwonen. De sprekers zijn boeiend en er is voor elk wat wils. Ik zou het evenement dan ook van harte aanbevelen en hoop volgend jaar echt terug te komen voor de volgende National Tender Day.”
 
Laurine Delforge, juridisch adviseur gegevensbescherming bij ASKQ is eveneens zeer enthousiast: "Ik ben al eerder naar de National Tender Day gekomen als deelnemer, maar dit is mijn eerste keer als spreker. Het evenement voldeed helemaal aan mijn verwachtingen en maakte een zeer interessante uitwisseling met de deelnemers en sprekers mogelijk. Als ik deze dag in één woord zou moeten samenvatten, zou ik zeggen ‘deskundigheid’.”
 
Getuigenissen die we alleen maar kunnen beamen. Op naar National Tender Day 2023!

Copyright: Michael Meers Photography

Copyright: Michael Meers Photography

Copyright: Michael Meers Photography
OVERHEIDSOPDRACHTEN
Alle overheidsopdrachten

Meest aanbevolen artikels

Christine Lhoste aan boord bij bouwfederatie Embuild

Christine Lhoste aan boord bij bouwfederatie Embuild

Christine Lhoste zal op 8 januari in dienst treden als directeur-generaal Studiedienst bij Embuild. Samen met gedelegeerd bestuurder Niko Demeester zal ze zich inzetten om de positie van Embuild en van de bouwsector verder te versterken.[…]

Bouwsector wil geen lood meer in kraanwater

Bouwsector wil geen lood meer in kraanwater

Verozo wil aangepaste regelgeving tegen oververhitting in gebouwen

Verozo wil aangepaste regelgeving tegen oververhitting in gebouwen

Tegels en mozaïek blijven populair

Tegels en mozaïek blijven populair

Meer artikels