Volg Bouwkroniek

Abonneer u
Aanmelden

Volg Bouwkroniek Bouwkroniek

Hoe de kwalitatieve selectie doorstaan'

Gerelateerde onderwerpen :

De kwalitatieve selectie behoort tot de eerste fase van de analyse van offertes, in het kader van een overheidsopdracht met een waarde van minstens 8.500 ' exclusief btw,. Bij bepaalde procedures (de beperkte procedures en de onderhandelingsprocedures met bekendmaking) wordt deze eerste fase waarin de kwalitatieve selectie wordt onderzocht zelfs geïsoleerd en maakt zij het voorwerp uit van een voorafgaandelijke afzonderlijke selectiebeslissing, alvorens te kunnen overgaan naar de tweede fase waarin men het bestek kan bekomen indien men geselecteerd is (deze tweede fase moet dan als het ware 'verdienen'). Hoewel het meestal niet moeilijk is om te voldoen aan dit eerste onderzoek, dat grotendeels van administratieve aard is, sneuvelen toch nog altijd te veel kandidaten/inschrijvers in deze fase. Hierna volgen enkele tips en aandachtspunten om succesvol de kwalitatieve selectiefase te doorstaan.

Het onderzoek van de kwalitatieve selectiecriteria gebeurt in drie fases, waar een kandidaat/inschrijver opeenvolgend moet aan voldoen om verder te kunnen 'mee doen' in de procedure en een kans te behouden tot het binnenhalen van de opdracht. Zelfs de inschrijver die de beste offerte indient, maakt geen enkele kans om de opdracht te mogen uitvoeren als hij niet werd geselecteerd.

Het toegangsrecht

In elke overheidsopdracht moet de aanbestedende overheid verplicht nagaan of de kandidaat dan wel de inschrijver zich niet in een situatie bevindt die hem het toegangsrecht tot de opdracht ontneemt. Deze gevallen worden opgesomd in artikel 61, §1er, van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, en zijn de volgende: de kandidaat of de inschrijver mag niet het voorwerp hebben uitgemaakt van een rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan waarbij hij werd veroordeeld voor deelname aan een criminele organisatie, corruptie, fraude of witwassen van geld. In februari 2014 heeft de wetgever nog het volgende vijfde misdrijf toegevoegd (in een andere wettelijke bepaling, meer bepaald in artikel 20, §1/1, van de wet van 15 juni 2006): als werkgever illegaal verblijvende onderdanen van derde landen hebben tewerkgesteld.

Het bewijs dat een kandidaat of een inschrijver zich niet in één van deze gevallen bevindt, moet worden aangeleverd aan de hand van een uittreksel uit het strafregister van de betrokken kandidaat of inschrijver. Kandidaten/inschrijvers die deelnemen onder de vorm van een natuurlijke persoon kunnen dit document opvragen bij hun gemeente. Kandidaten/inschrijvers die deelnemen onder de vorm van een rechtspersoon kunnen dit document opvragen bij de fod Justitie via het e-mailadres cjc-csr@just.fgov.be en mits vermelding van volgende gegevens: naam, voornaam, adres, datum en plaats van geboorte en de reden van de aanvraag. Deze aanvraag moet ondertekend worden en eventueel vergezeld te zijn van een kopie of scan van een identiteitskaart.

Uitsluitingsgevallen

In een tweede fase moet de aanbestedende overheid nagaan of de kandidaat/inschrijver uitgesloten moet worden van de overheidsopdracht. De wetgever heeft in artikel 61, §2, van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, zeven uitsluitingsgevallen opgesomd, waarvan volgende 2 uitsluitingsgevallen altijd verplicht gecontroleerd moeten worden en dit bij eender welke procedure: de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen en de betaling van de belastingen en heffingen.

De betaling van sociale zekerheidsbijdragen wordt bewezen door afgifte van een attest uitgaande van de RSZ (RSVZ voor zelfstandige kandidaten/inschrijvers). Dit attest kan opgevraagd worden via http://www.onssrszlss.be/nl/attests. De betaling van belastingen en heffingen wordt bewezen door afgifte van een 'fiscaal attest' dat opgevraagd kan worden via het email adres telemarc@minfin.fed.be, met vermelding van de naam, het ondernemingsnummer en het adres van de rechtspersoon, de referentie van de overheidsopdracht en de taal van het attest.

De vijf andere en hierna volgende uitsluitingsgevallen zijn facultatieve uitsluitingsgevallen, wat betekent dat de aanbestedende overheid niet verplicht is om deze toe te passen (indien de aanbestedende overheid ze wel wil toepassen, moet zij in de opdrachtdocumenten uitdrukkelijk aankondigen welke uitsluitingsgevallen zij toch zal toepassen):

De kandidaat/inschrijver mag niet in staat van faillissement of van vereffening verkeren, hij mag zijn werkzaamheden niet hebben gestaakt, en hij mag niet in staat van gerechtelijke reorganisatie of in een gelijkaardige toestand verkeren. De kandidaat/inschrijver kan gevraagd worden om dit te bewijzen met een attest dat hij kan bekomen via de rechtbank van koophandel die bevoegd is voor het gerechtelijk arrondissement waar de zetel van de vennootschap gevestigd is (de contactgegevens van de bevoegde rechtbank zijn terug te vinden via http://www.juridat.be/rechtbank_koophandel/);

De kandidaat/inschrijver mag geen aangifte van faillissement hebben gedaan en er mag geen procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig zijn. De kandidaat/ inschrijver kan gevraagd worden om dit te bewijzen met hetzelfde attest als hierboven beschreven;

De kandidaat/inschrijver mag niet bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De kandidaat/inschrijver kan gevraagd worden om dit te bewijzen door het voorleggen van een uittreksel uit het strafregister waarvan sprake hierboven;

De kandidaat/inschrijver mag bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout hebben begaan (in tegenstelling tot het voorgaande uitsluitingsgeval m.b.t. het 'misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast', is voor dit uitsluitingsgeval geen veroordeling vereist) en hij mag geen valse verklaringen hebben afgelegd met betrekking tot het toegangsrecht en de uitsluitingsgevallen. Deze twee laatste uitsluitingsgevallen moeten niet bewezen worden door de kandidaat/inschrijver zelf, maar door de aanbestedende overheid die de betrokken kandidaat/inschrijver hiervan zou beschuldigen.

De bekwaamheid

Tot slot zal de aanbestedende overheid aan de hand van bepaalde selectiecriteria nagaan of de kandidaten/inschrijvers over de bekwaamheid beschikken om haar overheidsopdracht te kunnen uitvoeren. Deze criteria zijn niet verplicht wanneer de opdracht wordt geplaatst via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Bij open procedures en bij een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking moet de aanbestedende overheid per selectiecriterium een minimaal niveau op leggen waaraan de kandidaten/inschrijvers moeten voldoen. Dit minimaal niveau moet proportioneel in verhouding staan met het voorwerp van de opdracht.

In eerste instantie onderzoekt de aanbestedende overheid de financiële en economische draagkracht van elke kandidaat/inschrijver. De regelgeving stelt volgende vier bewijsmodaliteiten voor (de aanbestedende overheid kan echter andere bewijsstukken opvragen): een bankverklaring (verplicht opgesteld in overeenstemming met het model vervat in bijlage bij het koninklijk besluit van 15 juli 2011), het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's, de (neergelegde) jaarrekeningen van de vennootschap, en tot slot een verklaring betreffende de totale omzet en, in voorkomend geval, de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, over ten hoogste de voorbije drie beschikbare boekjaren.

Vervolgens onderzoekt de aanbestedende overheid de technische bekwaamheid en de beroepsbekwaamheid van elke kandidaat/inschrijver. De regelgeving stelt een lijst van criteria voor (deze criteria verschillen naar gelang de soort opdracht: werken, leveringen of diensten). De aanbestedende overheid kan van deze lijst afwijken op voorwaarde dat de waarde van de overheidsopdracht onder de Europese publicatiedrempel blijft (5.225.000 ' EBTW voor werken, 209.000 ' EBTW voor leveringen en diensten). De meest bekende criteria zijn: een lijst van referenties met eventueel attesten van goede uitvoering, curriculum vitae van de personeelsleden die voor de uitvoering van de overheidsopdracht kunnen worden ingezet, het voorleggen van certificaten en andere garanties of normen, een verklaring met betrekking tot het aantal personeelsleden (voltijdse equivalenten),'. Bovendien wordt in het kader van een overheidsopdracht voor werken over het algemeen ook gevraagd naar een bewijs over de nodige erkenning.

Administratieve vereenvoudiging

Het komt voor dat een aanbestedende overheid niet onmiddellijk het uittreksel uit het strafregister opvraagt, dat vereist is in het kader van het onderzoek naar het toegangsrecht. De overheid vraagt dan aan elke kandidaat/inschrijver in eerste instantie naar een impliciete verklaring op eer ('' door deel te nemen aan deze overheidsopdracht verklaart de kandidaat/inschrijver op erewoord dat '') of naar een expliciete verklaring op erewoord (door ondertekening van een verklaring op erewoord) waarin de kandidaat/inschrijver verklaart zich niet te bevinden in één van de gevallen waardoor hij/zij geen toegangsrecht heeft om deel te nemen aan de opdracht. Vervolgens (maar vooraleer een beslissing tot selectie of tot gunning te nemen) moet de aanbestedende overheid aan elke kandidaat/inschrijver die zij overweegt te selecteren vragen dat deze haar de vereiste documenten bezorgt.

Daarnaast is het ook zo dat de meeste aanbestedende overheden toegang hebben tot bepaalde informatie via een gecentraliseerde databank, Digiflow genoemd. Op dit moment kan via deze databank volgende informatie worden ingewonnen: attest van niet-faillissement, attest betaling van sociale zekerheidsbijdragen, attest betaling van belastingen en heffingen, jaarrekeningen die werden neergelegd door vennootschappen, en eventueel de erkenning waarover bepaalde aannemers beschikken. Deze databank verschaft dus geen informatie over het uittreksel uit het strafregister. De aanbestedende overheden die kosteloos toegang hebben tot Digiflow moeten de kandidaten/inschrijvers vrijstellen om deze attesten/documenten over te maken en moeten deze attesten/documenten zelf opzoeken en opvragen via deze databank.

De regelgeving heeft ook enkele gevallen voorzien waarbij de kandidaten/inschrijvers vrijgesteld worden om de gevraagde attesten over te maken. Dit is ondermeer het geval wanneer de kandidaten/inschrijvers deze attesten aan de aanbestedende overheid al hebben overgemaakt in het kader van een voorgaande overheidsopdrachtenprocedure, en deze documenten nog altijd geldig zijn.

Beroepen op de draagkracht van derden

De kandidaat/inschrijver die vast stelt dat hij niet kan voldoen aan het opgelegde minimale niveau van één of meer selectiecriteria (en die proportioneel in verhouding staan tot de omvang en het voorwerp van de opdracht), moet nog niet meteen vrezen dat hij niet kan deelnemen aan dergelijke overheidsopdracht: deze kandidaat/inschrijver kan een beroep doen op de draagkracht van een andere entiteit, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteit (al of niet met een verbonden vennootschap). De kandidaat/inschrijver kan dit doen door aan zijn kandidatuurstelling of aan zijn offerte een schriftelijke verbintenis van deze entiteit te voegen waarin (i) uitgelegd wordt over welke kwaliteiten of eigenschappen deze derde entiteit beschikt die de kandidaat/inschrijver zelf tekort komt (bv. bijkomende omzetcijfers, voltijdse equivalenten, een bepaalde erkenning) én (ii) deze entiteit zich er toe verbindt om de kandidaat/inschrijver tijdens de uitvoering van de opdracht bij te staan met alle hiertoe noodzakelijke middelen (personeel, gereedschap, kwaliteitscontrole,'.) waar de kandidaat/inschrijver zelf niet over beschikt.

Daarnaast is het ook mogelijk om een offerte in te dienen onder de vorm van een 'combinatie zonder rechtspersoonlijkheid', vroeger ook 'tijdelijke vennootschap (of vereniging)' genaamd.

Beslissing tot selectie

Bij open procedures, en vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking en bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (wanneer selectiecriteria voorzien zijn), moet de aanbestedende overheid alle kandidaten/inschrijvers selecteren die voldoen aan de minimale vereisten die zij heeft opgelegd, en ook enkel en alleen maar voormelde kandidaten/inschrijvers. (zie ook hierboven: beroep op de draagkracht van derden).

Bij beperkte procedures en onderhandelingsprocedure met bekendmaking moet de aanbestedende overheid ook aankondigen hoeveel kandidaten zij zal weerhouden van alle kandidaten die voldoen aan de selectiecriteria. Met andere woorden, het volstaat niet alleen om te voldoen aan deze criteria, bovendien moet men nog tot de beste behoren! Bij dit soort procedures komt het dus vaak voor dat hoewel kandidaten voldoen aan de minimale opgelegde selectiecriteria zij toch niet weerhouden worden omdat andere kandidaten beter waren dan hen (anderen hebben bv. betere referenties voorgelegd, grotere omzetcijfers, ').

De beslissing tot niet-selectie kan het voorwerp uitmaken van een beroepsprocedure bij de daartoe bevoegde verhaalinstantie. Bij een beperkte procedure en een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking moet de aanbestedende overheid overigens wachten tot de verhaaltermijn verstreken is (en eventueel zelfs tot de uitspraak van het geschil) alvorens de kandidaten uit te nodigen om een offerte in te dienen.

MARIE-ALICE VROMAN

Jurist, consultant en trainer EBP Consulting

'Meer info' 02 894 56 21 ' eve@ebp.be (Erik Van Eecke)

OVERHEIDSOPDRACHTEN
Alle overheidsopdrachten

Meest aanbevolen artikels

Administraties

Administraties

01/12/2021 | Wetgeving
De informatieplicht van de aanbesteder versus de onderzoeks- en meldingsplicht van de inschrijver-aannemer: two sides of the same coin?

De informatieplicht van de aanbesteder versus de onderzoeks- en meldingsplicht van de inschrijver-aannemer: two sides of the same coin?

Transparantie in de onderaannemersketen

Transparantie in de onderaannemersketen

Prijsherzieningsmogelijkheden bij werkenopdrachten uitgelegd

Prijsherzieningsmogelijkheden bij werkenopdrachten uitgelegd

Meer artikels